6.1 Унифицированные и специализированные формы первичного учета
Общие правила составления первичных документов сформулированы в федеральном законе от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В соответствии со ст. 9 этого закона все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны быть подкреплены оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Однако применение компьютеров не исключает соблюдения установленных правил составления и оформления документов.
Большинство бухгалтерских документов составляется на бланках строгой отчетности. Так как первичные документы выполняются, как правило, на трафаретных бланках, при их составлении лишь вписывается изменяющаяся часть текста, несущая переменную информацию. В первичных документах она представляется как в виде текста, так и в цифровой форме. Записи производятся чернилами, пастой шариковой ручки, химическим карандашом или при помощи средств механизации: Свободные строки в первичных документах прочеркиваются.
Бухгалтерские документы проходят такие же этапы обработки, что и все другие документы организации.
Вся документация бухгалтерии, как и предприятия в целом, делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
В процессе обработки и движения бухгалтерских документов можно выделить следующие этапы:
прием и первичная обработка документов;
их предварительное рассмотрение и распределение документов;
контроль за исполнением;
Бухгалтерские документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером. Использование электронной почты повышает надежность доставки и сокращает время на передачу информации.
В случае получения по почте просроченного бухгалтерского документа составляется акт о дне его получения. Акт подписывается двумя сотрудниками организации и работником почты.
На всех поступивших бухгалтерских документах должна быть проставлена отметка о получении.
При централизованном получении бухгалтерских документов они сразу передаются в бухгалтерию, где и происходит их регистрация. При поступлении документа на нем проставляется отметка, содержащая сокращенное название организации, куда поступил документ, дату получения и входящий порядковый номер.
Если документ вводится в память машины, то на полученном документе делается об этом специальная отметка, которая необходима для автоматического поиска и контроля информации, а также исключения повторного введения в память машины данных о документе. Эта отметка включает имя файла, код оператора, вводившего данные о документе, дату ввода, количество страниц и другие поисковые данные. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете первичные документы, прошедшие обработку на ЭВМ, должны иметь отметку в виде оттиска штампа контролера, ответственного за этот процесс.
Кроме внешних документов в бухгалтерию также поступают документы из подразделений организации. Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.
Внутренние бухгалтерские документы — это документы, которые создаются в бухгалтерии (приходно-расходные ордера, ведомости, сводные бухгалтерские документы и др.)
Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, проходят проверку на правильность оформления и законность документируемых операций. Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и накапливаются в учетных регистрах.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах) и на каточках. Операции записываются в регистры по мере их проведения и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета.
Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами организации через канцелярию (экспедицию) или секретаря-референта. Бухгалтерия может и сама передавать свои документы при наличии электронной почты или факса.
При отправлении необходимо проверить правильность оформления документа: наличие подписи, даты, заголовка, всех страниц в документе и указанных приложений, правильность адресования. Соблюдение норм оформления документов обеспечивает их юридическую силу.
Первичные учетные документы должны содержать следующую обязательную информацию:
дату его составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
подписи указанных лиц.
В организациях и учреждениях все бухгалтерские документы, служащие основанием для приема и выдачи товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также для выполнения расчетных, кредитных и иных аналогичных обязательств, подписываются руководителем организации или его заместителем и главным бухгалтером или его заместителем. Указанные документы без подписи главного бухгалтера считаются недействительными и к исполнению не принимаются. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке.
